19: Nómina Salarial y Documentación Laboral
19: Nómina Salarial y Documentación Laboral
¿Empleado o Contratista Independiente?
La contratación de trabajadores en el Estado de Nueva York le impone elevadas obligaciones y cargas administrativas al empleador. Por ello, algunos empleadores podrían sentirse tentados a clasificar a sus trabajadores como contratistas independientes, pero una persona es sólo contratista independiente cuando tiene legítimamente su propio negocio para sí mismo y para prestar servicios al público en general. Si hay cualquier ambigüedad con respecto a la condición de un trabajador, generalmente los tribunales fallan que este es empleado, no contratista independiente. Si usted quisiera obtener un dictamen sobre si el trabajador es un empleado o un contratista independiente, presente el siguiente formulario al IRS:
IRS Form SS-8: Determinación de la Condición de Trabajador a efectos de los Impuestos Federales sobre el Empleo y la Retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Hacerlo le puede ayudar al dueño del negocio agrícola a administrar plazos, manejar adecuadamente las cuentas, y evitar la necesidad de mantenerse actualizado en cuanto a los procedimientos nuevos.
Formulario para la Contratación: I-9
Los empleadores deben conservar archivado un formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración para todos los empleados. El I-9 requiere copias de documentación (una licencia para conducir y tarjeta de seguridad social en la mayoría de los casos), y el empleador debería seguir atentamente las instrucciones exactas en el formulario.
Servicio de Nómina Salarial
Dadas las complejidades y responsabilidades de administrar adecuadamente la nómina salarial, se recomienda que las pequeñas empresas contraten un servicio de nómina salarial. Hacerlo le puede ayudar al dueño del negocio agrícola a administrar plazos, manejar adecuadamente las cuentas, y evitar la necesidad de mantenerse actualizado en cuanto a los procedimientos nuevos.
Publicaciones de Referencia:
| Publicación 51 del IRS: Guía de Impuestos de Empleadores Agrícolas | Una publicación de referencia que explica las normas federales y ofrece un calendario que enseña cuándo cada formulario necesita presentarse a lo largo del año. | www.irs.gov/pub/irs-pdf/p51.pdf |
| Publicación 50 del Estado de Nueva York: Guía para Empleadores sobre el Seguro de Desempleo, Reportes de Salario, y la Retención Fiscal | Publicación de referencia del Estado. | http://www.tax.ny.gov/pdf/publications/withholding/nys50.pdf |
| Lista de Verificación de Empleadores Agrícolas 2014 | Publicación de CCE que explica el proceso de contratación de trabajadores paso a paso. | http://blogs.cornell.edu/smallfarms/files/2014/08/2014-Employer-Checklist-2dazazm.pdf |
| Múltiples publicaciones de Farm Commons | Ofrece varias publicaciones que ayudan a los agricultores tanto con el proceso de toma de decisiones, como con la logística de contratación de trabajadores. | www.farmcommons.org |
Qué Formularios Presentar
La pregunta sobre qué formularios el negocio agrícola debe presentar depende de su tamaño y los detalles de su operación. Recomendamos buscar consejos de un especialista en nóminas y leer las publicaciones de referencia en la lista arriba para averiguar qué formularios son necesarios para su operación. Si usted decide hacer la nómina salarial por cuenta propia, se debería familiarizar con el siguiente listado de formularios. El listado no está completo de ninguna manera y no contiene todos los formularios que se necesitan para que su operación cumpla con los requisitos.
Debería presentarse cuando usted se convierta en empleador. Se le asignará un Número de Registro de Empleador, distinto a su NIE (EIN) federal.
El formulario que indica el salario y cantidad de retención fiscal para un empleado a lo largo del año. Se manda una copia al empleado, la Administración de Seguridad Social, el IRS, el departamento de Impuestos del Estado de Nueva York, y a los gobiernos locales que cobran impuestos, por ejemplo, la Ciudad de Nueva York.
Formularios de Nómina
| Formulario SS-4: Solicitud de Número de Identificación de Empleador (NIE) | Su negocio debe obtener un NIE si tiene empleados o hará una declaración de otros impuestos, por ejemplo impuestos indirectos. | www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf |
| Formulario NYS-100: Inscripción de Empleadores del Estado de Nueva York para el Seguro de Desempleo, La Retención Fiscal, y el Reporte de Salarios | Debería presentarse cuando usted se convierte en empleador. Se le asignará un Número de Registro de Empleador, distinto a su NIE (EIN) federal. | http://www.labor.ny.gov/formsdocs/ui/nys100.pdf |
| Formulario W-2 | El formulario que indica el salario y cantidad de retención fiscal para un empleado a lo largo del año. Se manda una copia al empleado, la Administración de Seguridad Social, el IRS, el departamento de Impuestos del estado de Nueva York, y a los gobiernos locales que cobran impuestos, por ejemplo la Ciudad de Nueva York. | www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw2.pdf |
| Formulario W-3 | Similar al formulario W-2, pero se presenta a la Administración de Seguridad Social. | www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw3.pdf |
| Formulario W-4 | El formulario que se presenta cuando un empleado comienza, para que el empleador sepa cuánto dinero en impuestos debería retenerse. | www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw4.pdf |
| Formulario NYS-45, Retención Fiscal Combinada, Reportaje de Salarios, y Declaración de Seguro de Desempleo Trimestrales | Un formulario estatal que se presenta trimestralmente. | http://www.tax.ny.gov/pdf/current_forms/wt/nys45_fill_in.pdf |
| Formulario 940 Declaración Anual del Empleador del Impuesto Federal de Desempleo (FUTA por sus siglas en inglés) | Obligatorio si usted tuvo salarios en efectivo superiores a $20,000 o empleó a 10 o más trabajadores durante el día por 20 o más semanas en el año. | www.irs.gov/pub/irs-pdf/f940.pdf |
| Formulario 941 - Declaración Trimestral de Impuestos Federales de los Empleadores | Obligatorio para declarar los salarios pagados, las propinas recibidas, los impuestos federales retenidos, las retenciones de la Seguridad Social y Medicare y los pagos anticipados del EIC para los trabajadores no agrícolas. | www.irs.gov/pub/irs-pdf/f941.pdf |
| Formulario 943 Declaración Federal Anual de Impuestos para Empleados Agrícolas | Formulario 941 para los negocios agrícolas. | http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f943x.pdf |
| Formulario 1099 | Debe facilitarse a los contratistas independientes que hayan percibido una retribución no salarial igual o superior a 600 $ a lo largo del año. | http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f945x.pdf |
| Formulario 4029 Solicitud de Exención de las Contribuciones a la Seguridad Social y a Medicare y de Renuncia a la Prestación | Algunos miembros de organizaciones religiosas (generalmente amish o menonitas en agricultura) pueden presentar este formulario para eximirse (y eximir a su empleador) de los impuestos de Seguridad Social y Medicare. | www.irs.gov/pub/irs-pdf/f4029.pdf |
