15: Cómo Mantener Registros Contables Agrícolas
15: Cómo Mantener Registros Contables Agrícolas
La Administración y Control de Registros Contables son una Buena Práctica
Como mínimo, su negocio agrícola necesitará un sistema de registros para el cumplimiento fiscal y legal, y es muy recomendable que también se mantengan registros de cosecha y otros registros de producción que le puedan ser útiles a la hora de tomar decisiones en el negocio. Por ejemplo, muchos agricultores mantienen bitácoras meteorológicas para que puedan evaluar sus prácticas y cosechas y luego tomar mejores decisiones respecto a prácticas de producción y variedades de cultivos para el próximo año. También podrá considerar crear columnas o registros especiales de cambios de tendencia para sus negocios más costosos o rentables, para controlar los beneficios, y hacer un desglose por hora periódicamente para ver cuánto tiempo dedican usted o sus empleados en tareas específicas. Muchas herramientas están disponibles en el sitio web de Cornell Small Farms Program.
Registros Impresos
Los negocios agrícolas pequeños y otras empresas que acaban de iniciar pueden empezar con una caja de zapatos o una carpeta para guardar las facturas y otros registros contables. Mantenga todos los recibos de compras en una sola carpeta, y los recibos de gastos en otra; mantenga una bitácora de depreciación de activos de capital, y quizá podrá tener carpetas adicionales para las cosechas u otros datos importantes del año. La ventaja de este sistema es que es sencillo y fácil de hacer. La desventaja es cuando los datos no están bien organizados, por lo cual cuando necesita información de su operación agrícola muchas veces tiene que buscar en pilas de papeles y hacer todos los cálculos manualmente.
Libros para Registros Contables del Negocio Agrícola
Cornell y muchos servicios de contabilidad ofrecen libros contables ya formateados con categorías que son comunes en los negocios agrícolas y otras áreas para registrar las cosechas y los datos de activos de capital. Típicamente cuestan muy poco ($10 a $20). La ventaja del libro contable es que es fácil de entender y la información está bien organizada por si necesita acceder a la misma más tarde. Las desventajas son que la información quizá no esté ordenada tal como quisiera usted tenerla como gerente, podría ser difícil encontrarla, y sigue siendo un sistema de contabilidad hecho a mano, por lo cual la entrada de datos podría costarle varias horas a la semana.
Para pedir el Libro de Cuentas para Granjas Lácteas de Cornell (Cornell Dairy Farm Account Book), viste el sitio de The Cornell Store:
($24) https://www.cornellstore.com/Cornell-Dairy-Farm-Account-Cream-Cover
($15) https://www.cornellstore.com/Cornell-Classic-Farm-Account-Green-Cover
Un Libro de Cuentas de Granjas de Ganado Vacuno (Cornell Beef Farm Account book) también está disponible. Para comprar un ejemplar ($10, más costos de envío), contacte a:
Cornell Cooperative Extension Albany County
(518) 765-3518
24 Martin Road
Voorheesville, NY 12186
Hoja de Cálculo Excel
Si usted puede usar una hoja de cálculo básica de Excel u otro programa similar, sería un buen equilibrio entre sistemas impresos y los programas más sofisticados de contabilidad. Muchos agricultores novatos empiezan con una hoja de cálculo sencilla como esta de Cornell: https://blogs.cornell.edu/smallfarms/files/2017/12/HT_Cornell_Account_Book_monthly-1nyhir8-1-19aa59h-17fomj8.xls, la cual se destina a los productores de cultivos de túnel alto pero que se puede adaptar a cualquier operación. Si no necesita generar facturas y su empresa es relativamente sencilla y pequeña, una hoja de cálculo como esta podría satisfacer bien sus necesidades durante muchos años.
QuickBooks
El software más común para la gestión financiera es QuickBooks; sin embargo, hay programas más caros y específicos para cada ramo diseñados especialmente para granjas lácteas o vinícolas, por ejemplo. (Intente hacer una búsqueda en línea de “programa de gestión financiera de vinícolas”). Si se siente intimidado por QuickBooks, pruebe el programa “SimpleStart” de Intuit (se puede buscar en línea). Es gratis y es una buena manera de entrar gradualmente al uso de QuickBooks. Si en cualquier momento está listo para actualizarse, podrá transferir sus registros sin dificultades al programa completo de QuickBooks. Cornell Small Farms ofrece un curso en línea llamado BF 204: QuickBooks para Agricultores (QuickBooks for Farmers):
https://cornell-small-farms-program.teachable.com/p/bf-204-quickbooks-for-farmers
Consulte una cooperativa de ahorro y crédito, bancos, y programas de Extensión Cooperativa locales para ver si ofrecen cursos presenciales sobre QuickBooks.
Servicio de Registros Contables para Negocios Agrícolas
Algunos agricultores optan por mandar todas sus facturas por correo a un servicio de contabilidad en donde el contador introducirá todos los datos en un sistema de archivos computarizado, les proporcionará un estado de cuenta mensual, y llevará a cabo todas las funciones impositivas. Farm Credit East, cuyo sitio web es: www.farmcrediteast.com/ es una de las empresas que proporciona tales servicios.
La desventaja es que este sistema tiene el costo más elevado y los estados de cuenta mensuales del negocio tardan unas semanas en procesarse y devolverse, mientras que un agricultor que utiliza un sistema de registros informáticos en su negocio tendrá esos estados en tiempo real.
